Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych Członków Ostrołęckiej Spółdzielni, Mieszkaniowej w Ostrołęce, zasobów mieszkaniowych zarządzanych przez Spółdzielnię oraz osób, pozostających w innym stosunku prawnym ze Spółdzielnią jest Ostrołęcka Spółdzielnia Mieszkaniowa w Ostrołęce z siedzibą w Ostrołęce, przy ulicy gen. J. Hallera 13.
Z administratorem można skontaktować się w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: sekretariat@osm-ostroleka.pl.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres: Ostrołęcka Spółdzielnia Mieszkaniowa w Ostrołęce z siedzibą w Ostrołęce, przy ulicy gen. J. Hallera 13.
Inspektor Ochrony Danych
Ochrona danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym mają Państwo prawo się kontaktować w sprawach związanych z Państwa danymi osobowymi. Z Inspektorem można się skontaktować w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: odoiin@iwa.ostroleka.pl, tel. 602468665 lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres: Ostrołęcka Spółdzielnia Mieszkaniowa w Ostrołęce z siedzibą w Ostrołęce, przy ulicy gen. J. Hallera 13, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzamy zawsze w oparciu o określoną przesłankę legalności, tj. wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzamy ich dalej w sposób nie zgodny z tymi celami. Cel przetwarzania danych to powód, dla którego dane są przetwarzane. W sytuacji, gdy Spółdzielnia będzie chciała przetwarzać zebrane dane w innym celu, zawsze o takim działaniu poinformuje daną osobę fizyczną, przed rozpoczęciem procesu przetwarzania.
Państwa dane osobowe, przetwarzane są w celu i na określonej przesłance legalności, w zakresie:
– wykonywanie czynności na rzecz osoby fizycznej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
Chodzi to o wykonywanie wszelkich czynności w celu przygotowania do zawarcia umów, realizacji umów, analizy i oceny sytuacji osoby fizycznej, rozpatrywania reklamacji, podań, rozwiązywania umów, archiwizacji, a także w celu wykonywania innych czynności na rzecz członka lub mieszkańca np. wykonywania napraw, obsługi technicznej nieruchomości.
– wykonywania obowiązków prawnych, ciążących na Administratorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO
Chodzi tu o przetwarzanie danych osobowych w celu spełnienia obowiązków nałożonych na Ostrołęcką Spółdzielnię Mieszkaniową w Ostrołęce z mocy obowiązujących przepisów prawa. W szczególności mówimy tu o wypełnieniu obowiązków Spółdzielni w związku z prowadzoną działalnością. Obowiązki takie wynikają m.in. z Ustawy prawo spółdzielcze, Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, Ustawy o własności lokali czy Ustawy o rachunkowości.
– wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w zakresie:
– zapewnienia przejrzystości w zakresie wykrywania i zapobiegania nadużyć,
– ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń,
– tworzenia zestawień, analiz i statystyk, modeli statystycznych na potrzeby wewnętrzne Administratora Danych,
– rozpatrywania i udzielania odpowiedzi dotyczących reklamacji, wniosków i podań składanych do organów Spółdzielni,
– realizacji komunikacji lub dostarczanie usług za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) lub f).
Chodzi tu o udostępnienie Państwu elektronicznej formy dostępu do indywidulanego panelu czynszowego poprzez stronę www Spółdzielni.
– realizacji działań podejmowanych przez Spółdzielnię na podstawie udzielonych zgód, na podstawie art. 6 ust. 1. lit. a).
W tym przypadku cel przetwarzania, który chcemy oprzeć na podstawie zgody, za każdym razem jest wskazywany w zbieranej zgodzie.
Dane osobowe Spółdzielnia przetwarza w aktach, wykazach oraz systemach informatycznych wyłącznie w powyżej określonych celach.
Jakie dane osobowe przetwarzamy
W zależności od łączącej osobę fizyczną ze Spółdzielnią relacji, Spółdzielnia może przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą lub dane osobowe osób trzecich:
– Dane osobowe (np. imię i nazwisko, adres zameldowania/zamieszkania),
– Dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail),
– Dane identyfikacyjne (np. numer i seria dowodu osobistego, numer PESEL, numer NIP),
– Dane transakcyjne (np. dane dotyczące płatności zobowiązań, dane rachunku bakowego),
– Dane komunikacyjne (np. dane wynikające z prowadzonej korespondencji),
– Dane kontraktowe (np. dane wynikające z podpisanych umów, porozumień),
– Dane dotyczące powiązań prawnych (np. informacje niezbędne do realizacji dyspozycji zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem, upoważnieniem),
– Dane dostępne publicznie (np. dane z księgi wieczystej),
– Dane techniczne (np. dane nieruchomości, stanu technicznego),
– Dane historii przeglądania (dane dotyczące wykorzystania udostępnione panelu czynszowego),
– Inne dane (np. wizerunek, datę nagrania, miejsce, czas).
Dobrowolność lub obowiązek podania danych osobowych
W sytuacji, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje przed zawarciem umowy lub w związku z zawartą umową (art. 6 ust. 1 lit. b), w związku z obowiązującymi przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c), lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w związku z ustaleniem, obroną i dochodzeniem roszczeń oraz udzieleniem odpowiedzi na pisma lub reklamacje (art. 6 ust. 1 lit. f), to podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania niektórych czynności jak np. zawarcie umowy. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odmówić zawarcia umowy, w tej sytuacji mamy również prawo nie odpisać na złożone pismo lub reklamację.
W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody w określonym celu, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy pamiętać, że mają Państwo w każdym momencie prawo do cofnięcia udzielony zgody. Cofniecie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.
Okres przechowywania danych osobowych
Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa, (które nakazują przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędne do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę̨ trzecią.
Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą być przechowywane:
a. w przypadku, gdy Administrator Danych przetwarza dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu administratora (Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje;
b. przypadku, gdy Administrator Danych przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa (Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy.
c. w przypadku zakończenia realizacji umowy, przez okres do 6 lat w stosunku do podmiotów gospodarczych lub do 10 lat w stosunku do osób fizycznych od dnia zakończenia / rozwiązania umowy.
d. w przypadku przetwarzania danych na podstawie udzielonej zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, do momentu wycofania zgody lub zakończenia celu przetwarzania, na który zgoda została wyrażona. Przypominamy, iż wyrażoną zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie bez żadnych negatywnych konsekwencji. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania przed jej wycofaniem.
Udostępnianie danych osobowych
Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy:
- odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Administratora wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową, np. kancelaria prawna, instytucje finansowe, wykonawcy itp.
- odbiorcami są inne podmioty w zakresie:
− dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;
− wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiazywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;
− ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.
- wyrazili Państwo zgodę na takie udostępnienie
Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się̨ taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony tych danych i stosując odpowiednie przepisy prawne.
Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych
| Prawo | Podstawa | Opis |
| wycofanie zgody | Art. 7 RODO | Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. |
| informacja o przetwarzaniu danych osobowych i uzyskania kopii danych | Art. 15 RODO | Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Administrator na żądanie dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. |
| sprostowanie danych | Art. 16 RODO | Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe. |
| usunięcie danych | Art. 17 RODO | Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności określona w art. 17 RODO |
| ograniczenia przetwarzania | Art. 18 RODO | Osoba, której dane dotyczą może żądać zaprzestania wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które została wyrażona zgoda – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych). |
| przenoszenie danych | Art. 20 RODO | Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła administratorowi. |
| sprzeciw | Art. 21 RODO | Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. |
| Prawo do skargi | Art. 77 RODO | Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego. |
Swoje prawo możesz wnieść do Administratora w dowolnym momencie. Z administratorem można się skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: sekretariat@osm-ostroleka.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres: Ostrołęcka Spółdzielnia Mieszkaniowa w Ostrołęce z siedzibą w Ostrołęce, przy ulicy gen. J. Hallera 13, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.
Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl Pamiętaj, że zanim zdecydujesz się na wniesienie skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych możesz swoją skargę wnieść do Inspektora Ochrony Danych, pisząc na adres e-mail: odoiin@iwa.ostroleka.pl, tel. 602468665
Dane osobowe nie podlegają one profilowaniu, a ich przetwarzanie nie wywołuje negatywnych skutków prawnych lub nie wpływa na Państwa w żaden inny sposób.